E-post i Microsoft 365 eller Google Workspace – vad innebär en flytt?

En e-postmiljö innehåller ofta personliga och gemensamma adresser, kalendrar, kontakter, behörigheter och kopplingar till andra system. Delar som verkar obetydliga kan vara viktiga för det dagliga arbetet.

Börja med att lista personliga och gemensamma brevlådor, adresser, kalendrar och kontakter. Ta också med sådant som skickar e-post automatiskt, till exempel skrivare och webbformulär. Då blir det lättare att välja flyttmetod och upptäcka beroenden innan bytet.

Alla flyttmetoder tar inte med samma information. En metod som flyttar e-postmeddelanden behöver inte få med kontakter, kalendrar eller behörigheter till gemensamma brevlådor. Bestäm vad som måste följa med och kontrollera att den valda metoden stödjer det.

Microsoft och Google erbjuder flera verktyg och arbetssätt, men begränsningar och lämplighet varierar. Metoden behöver därför väljas efter den aktuella miljön, inte efter en generell mall.

E-postens domäninställningar och identitetsfunktioner är en del av övergången. De påverkar både vart meddelanden levereras och hur mottagare bedömer om avsändaren är legitim.

En förändring kan därför få konsekvenser även för webbformulär, administrativa system och andra tjänster som använder företagets domän. Dessa samband behöver hanteras som en del av helheten.

En migrering är också ett tillfälle att förbättra identitetsskydd, administration och samarbete. Exempelvis kan multifaktorautentisering och bättre hantering av gemensamma funktioner bli en naturlig del av den nya plattformen.

Planera när bytet ska ske, hur medarbetarna får information och vem som hjälper till att ansluta datorer och mobiler. Behåll den gamla lösningen tills ni har kontrollerat att den information som ska flyttas finns på plats och att e-posten fungerar som avsett.

Microsoft 365 och Google Workspace har inbyggda funktioner för lagring, redundans och återställning, men de bör inte utan vidare likställas med en fristående och heltäckande backup. Ett vanligt Microsoft 365-abonnemang innehåller exempelvis inte en sådan backup som standard.

Genom AvePoint kan mIT konsult erbjuda separat skydd för stödda data i både Microsoft 365 och Google Workspace. Behov, bevarandetid och omfattning bedöms mot verksamhetens information och krav.