Backup är inte samma sak som synkronisering

En synktjänst håller samma aktuella filer tillgängliga på datorer och i molnet. Ändrar eller raderar ni en fil på en plats förs ändringen vanligtvis vidare. Därför behöver ni känna till vilket skydd tjänsten ger mot felaktiga ändringar och hur länge tidigare versioner finns kvar.

Tjänster som OneDrive har funktioner för versionshistorik, papperskorg och återställning. Microsoft beskriver exempelvis hur OneDrive kan upptäcka ransomware och återställa filer till ett tidigare läge. Dessa funktioner är mycket användbara, men återställningsmöjligheterna har tidsgränser, villkor och beroenden som behöver vara kända.

Backup ska göra det möjligt att återställa information efter exempelvis ett diskfel, en felaktig radering eller ett angrepp. Kopiorna behöver därför skyddas så att samma händelse inte slår ut både original och backup. Även sparade versioner och hur länge kopiorna behålls spelar roll.

Vilken lösning som är rimlig beror på informationens betydelse, verksamhetens tolerans för avbrott och vilka andra skydd som redan finns. Därför går det inte att avgöra backupbehovet enbart genom att se att filer finns i molnet.

Microsoft 365 har inbyggd redundans, versionshistorik, papperskorgar och återställningsfunktioner. De är värdefulla, men ett vanligt Microsoft 365-abonnemang innehåller inte en fristående, heltäckande backup som standard. Microsofts egen produkt Microsoft 365 Backup är en separat och förbrukningsbaserad tjänst.

Det innebär att information i Exchange Online, SharePoint, OneDrive och Teams inte automatiskt motsvarar en oberoende backup med den omfattning, historik och återställningskontroll som varje verksamhet kan behöva.

Genom AvePoint erbjuder mIT konsult separat backup för stödda molntjänster. För Microsoft 365 kan skyddet omfatta data i bland annat Exchange Online, SharePoint, OneDrive och Teams.

AvePoint har även lösningar för Google Workspace, Salesforce, Dynamics 365, Power Platform och Dataverse, Microsoft Entra ID, Azure samt utvalda SaaS- och molnmiljöer. Exakt omfattning beror på vald produkt, licens och den aktuella verksamhetsmiljön.

Att en säkerhetskopiering rapporteras som lyckad visar främst att en teknisk körning har genomförts. Det säger mindre om hela återställningen, ansvarsfördelningen eller hur lösningen fungerar vid en allvarlig incident.

Ett praktiskt återställningsprov ger ett bättre svar: går det att hämta tillbaka rätt version, öppna filerna och använda informationen? Följ också upp hur lång tid det tar och vem som ansvarar för arbetet när ordinarie system inte är tillgängliga.

Olika typer av information kan ha helt olika betydelse för verksamheten. Ekonomidata, e-post och stora mediearkiv behöver därför inte ha samma skyddsnivå eller samma typ av återställningslösning.

En genomtänkt lösning utgår från konsekvenserna av ett avbrott och balanserar skydd, återställningsförmåga och kostnad. Den avvägningen bör göras för den specifika verksamheten.